Inicio > ofimática, Soluciones > Crear documentos masivos desde Writer usando una hoja de cálculo como fuente de datos

Crear documentos masivos desde Writer usando una hoja de cálculo como fuente de datos

Hola, ¿qué tal están?, después de mil años sin escribir, voy a añadir al blog una operación que suelo usar muy de vez en cuando y que siempre me lleva varios minutos recordar/dar con la tecla de como se hacía.

Como indica el título, la idea es generar un documento “maestro” en Libreoffice/Openoffice Writer que vaya tomando parámetros como el nombre, la dirección, la calificación de un examen… y la vaya añadiendo de manera automática, de este modo generaremos varios documentos de manera automática. Vamos a ello.

  1. Escribir nuestro documento “maestro” en Writer
  2. Añadir la información a una hoja de cálculo. Crearemos tantas columnas como datos y la primera fila de cada columna será la clave, por ejemplo Nombre, Domicilio, Edad …..Guardamos el documento.
  3. En Writer: clic en Insertar/Campos/Base de datos hacemos clic en examinar y añadimos la hoja de cálculo, y en el espacio de arriba seleccionamos la hoja dentro de nuestra hoja de calculo, desplegamos y hacemos clic en el campo que deseamos introducir y que se irá añadiendo automáticamente cada vez que hagamos clic en el botón Insertar. Hacemos lo mismo con todos los campos que deseamos que se autocompleten, en el documento aparecerán como <nombre del campo>. Nota: podemos cambiar el estilo, negrita, cursiva…..de igual manera a como se haría si fuera un texto normal.
  4. El siguiente y último paso es imprimir el resultado. Hacemos clic en Archivo/Imprimir, nos avisará de que el documento contiene campos de bases de datos. Hacemos clic en Si.  Aparecerá el diálogo para combinación de correspondencia, en el cual podemos visualizar los campos que se van a introducir pero lo más útil es el diálogo de filtrar, con él podremos seleccionar qué registros van a imprimirse. Por ejemplo, si sólo queremos generar los documentos para aquellos registros cuya edad sea mayor que 16 años, podremos seleccionarlo así y evitar de este modo imprimir todos los registros.
  5. Ya como último detalle decir que en diálogo del punto anterior podemos decidir si queremos imprimir el documento resultante como un archivo, decidir la extensión ODT, PDF…, y si queremos imprimir como documento único o separado, usando como nombre del documento el campo que deseemos.

 

Esto es todo. Espero que os haya aclarado algo el procedimiento. Desde luego para mi, esta entrada, será una gran ayuda la próxima vez que lo necesite….se acabó el pasar más tiempo buscando cómo hacerlo.

Anuncios
Categorías:ofimática, Soluciones Etiquetas: ,
  1. Aún no hay comentarios.
  1. No trackbacks yet.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: